Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: [datum bij publicatie] · Versie 1.0

Primus WOZ helpt woningeigenaren volledig digitaal bezwaar te maken tegen een mogelijk te hoge WOZ-waarde. Om dat te kunnen doen verwerken wij persoonsgegevens: gegevens die iets over u zeggen, zoals uw naam, adres en de waarde van uw woning.

Wij vinden dat u precies moet kunnen zien wat er met uw gegevens gebeurt — net zoals u bij ons precies ziet wat er namens u wordt ingediend. In deze verklaring leest u daarom stap voor stap welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke juridische grondslag, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.

Deze verklaring geldt voor onze website en voor de volledige dienstverlening: van de eerste gratis WOZ-check tot en met de afhandeling van uw bezwaar.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke (de partij die bepaalt welke gegevens worden verwerkt en waarvoor) is:

• Primus WOZ, eenmanszaak
• Postadres: Box E3224, Kwikstaartlaan 42, 3704 GS Zeist
• KvK-nummer: 42108938
• E-mail voor privacyvragen: privacy@primuswoz.nl

Voor alle vragen over deze verklaring of over uw gegevens kunt u dat e-mailadres gebruiken. Wij hebben geen Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Een FG is alleen verplicht voor overheidsorganen en voor organisaties die als kernactiviteit mensen grootschalig en stelselmatig volgen, of grootschalig bijzondere persoonsgegevens verwerken (zoals gezondheids- of biometrische gegevens). Geen van die situaties is bij ons aan de orde.

2. Hoe uw gegevens door onze dienst stromen

Onze dienst is bewust zo opgebouwd dat wij pas méér van u vragen naarmate uw dossier verder komt. Zo werkt dat in de praktijk:

• Stap 1 — De gratis WOZ-check. U vult alleen uw postcode en huisnummer in. Daarmee zoeken wij het adres op, vragen wij de WOZ-waarde van dat adres op en laten wij een modelmatige woningwaarde berekenen. In deze stap vragen wij géén naam of contactgegevens. Het adres en de uitkomst van de check leggen wij wel vast in een dossier, zodat u later kunt doorgaan waar u was gebleven.
• Stap 2 — De beschikking-check. U vult de WOZ-waarde en de datum van uw eigen beschikking in. Daarmee toetsen wij of bezwaar inhoudelijk kansrijk is en of de wettelijke bezwaartermijn nog openstaat.
• Stap 3 — De intake. Is uw dossier kansrijk, dan vragen wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, of u eigenaar bent, eventuele waardedrukkende factoren (zoals achterstallig onderhoud) en een upload van uw WOZ-beschikking.
• Stap 4 — De machtiging. U machtigt ons digitaal om namens u bezwaar te maken. Ter verificatie sturen wij een zescijferige code naar uw e-mailadres. Bij de ondertekening leggen wij een bewijsspoor vast (zie sectie 3), zodat de machtiging ook achteraf aantoonbaar rechtsgeldig is.
• Stap 5 — De betaling. Via onze betaaldienst Mollie doet u een eenmalige kleine controlebetaling die wij daarna terugstorten. Die activeert het SEPA-incassomandaat waarmee wij de afgesproken vergoeding alleen innen wanneer u die volgens de algemene voorwaarden verschuldigd bent — in de regel alleen bij een geslaagd bezwaar.
• Stap 6 — Het bezwaarschrift. Wij stellen een conceptbezwaarschrift op, deels met behulp van AI (zie sectie 5). U leest het concept, past aan waar nodig en bevestigt zelf de definitieve tekst. Er gaat niets de deur uit dat u niet heeft gezien.
• Stap 7 — De indiening. Wij dienen het bezwaarschrift met uw machtiging in bij de gemeente of belastingsamenwerking die uw WOZ-beschikking heeft afgegeven.

3. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grondslag?

De AVG (de Europese privacywet) eist dat elke verwerking een doel en een juridische grondslag heeft. Dit is het volledige overzicht:

Over uw burgerservicenummer (BSN). Wij vragen niet om uw BSN en gebruiken het nergens voor. Staat uw BSN of aanslagnummer op de beschikking die u uploadt, dan slaan wij dat document op zoals u het aanlevert, maar wij lezen het BSN niet uit en verwerken het niet als apart gegeven. U mag uw BSN onleesbaar maken voordat u de beschikking uploadt; voor onze beoordeling is het niet nodig.

Wat als u gegevens niet wilt verstrekken? De gratis WOZ-check werkt met alleen een postcode en huisnummer. Maar zonder uw naam, contactgegevens, beschikking en machtiging kunnen wij geen bezwaar voor u indienen — die gegevens zijn juridisch noodzakelijk om u te mogen vertegenwoordigen. U bent nooit verplicht ze te geven; wij kunnen de dienst dan alleen niet leveren.

4. Gegevens die wij niet van uzelf krijgen

Niet alle gegevens in uw dossier komen van u. Wij halen ook gegevens op uit andere bronnen — de AVG verplicht ons dat te melden:

• Openbare adresgegevens via PDOK, de officiële adresvoorziening van de Nederlandse overheid: uw postcode en huisnummer worden omgezet naar een volledig adres.
• De WOZ-waarde van het adres. WOZ-waarden van woningen zijn openbaar te raadplegen via het officiële WOZ-waardeloket; wij vragen ze op via WOZ-API (woz-api.nl), een commerciële datadienst die WOZ-, pand- en adresgegevens gebundeld levert.
• Een modelmatige woningwaarde en woningkenmerken (zoals woningtype, bouwjaar, oppervlakte en energielabel) van Altum AI, een Nederlandse leverancier van woningwaardemodellen.

Deze gegevens gaan over de wóning, niet over u als persoon; er gaat in deze stap geen naam mee naar die bronnen.

5. Hoe wij AI gebruiken bij uw bezwaarschrift

Voor het opstellen van het conceptbezwaarschrift gebruiken wij een taalmodel van OpenAI. Wij hebben dit bewust zo ingericht dat OpenAI niet weet wie u bent:

• Uw naam, adres en postcode gaan nooit leesbaar mee. Vóórdat de gegevens naar OpenAI gaan, vervangen wij ze door neutrale codes (pseudonimisering). Pas nadat de tekst terug is, zetten onze eigen systemen de echte gegevens er weer in.
• Uw e-mailadres en telefoonnummer gaan helemaal nooit mee.
• Uw documenten gaan nooit mee. Het model krijgt alleen te horen wélk type bijlage er bestaat (bijvoorbeeld “WOZ-beschikking”), nooit de inhoud, de bestandsnaam of een link.
• Wat wél meegaat: de woonplaats en gemeente (nodig voor de adressering), de WOZ- en beschikkingswaarden, feitelijke woningkenmerken en of u eigenaar of mede-eigenaar bent — de inhoudelijke bouwstenen van het bezwaar.
• Ook uw eigen omschrijvingen gaan mee. De waardedrukkende factoren die u aanvinkt en de toelichting die u daarbij typt, worden gebruikt om het bezwaar te onderbouwen en gaan dus mee naar het taalmodel. Ons advies: beschrijf in de toelichting alleen de woning en haar omgeving, en noem daarin geen namen of gegevens van personen.
• Wij gebruiken de zakelijke API van OpenAI. Gegevens die daarlangs gaan, worden door OpenAI niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• U houdt altijd het laatste woord: het concept wordt pas definitief nadat u het zelf heeft gecontroleerd en bevestigd.

6. Geautomatiseerde beoordeling van uw dossier

De eerste haalbaarheidsbeoordeling van uw dossier gebeurt geautomatiseerd: onze software vergelijkt de WOZ-waarde met de modelwaarde, berekent de kans op een succesvolle verlaging en controleert of de bezwaartermijn nog openstaat. Op basis daarvan nemen wij uw zaak wel of niet in behandeling.

• Deze beoordeling gaat alleen over de vraag of wij uw zaak aannemen. Zij heeft geen rechtsgevolg voor uw WOZ-waarde zelf — daarover beslist uitsluitend de gemeente.
• Wijzen wij uw dossier af, dan is die uitkomst definitief: wij nemen de zaak dan niet in behandeling. Dit beperkt uw rechten niet — u kunt binnen de bezwaartermijn altijd zelf, gratis en zonder ons, bezwaar indienen bij uw gemeente.
• Wij gebruiken deze beoordeling niet voor andere doelen en bouwen er geen profiel van u mee op buiten uw dossier.

7. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze nooit voor marketingdoeleinden van anderen. Er zijn drie soorten ontvangers; daarna leest u hoe doorgifte buiten de EU is geregeld.

7a. Verwerkers (werken uitsluitend in onze opdracht)

Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst: een contract dat hen verplicht uw gegevens alleen voor ons te verwerken en goed te beveiligen.

7b. Openbare databron die wij raadplegen

PDOK, de officiële adresvoorziening van de Nederlandse overheid, is geen verwerker maar een openbare bron die wij bevragen: PDOK ontvangt alleen postcode en huisnummer om het volledige adres op te zoeken, nooit uw naam of contactgegevens. De WOZ-waarde zelf betrekken wij niet uit een openbare bron maar via de commerciële datadienst WOZ-API (zie 7a); WOZ-waarden van woningen zijn daarnaast voor iedereen te raadplegen via het officiële WOZ-waardeloket.

7c. Zelfstandige ontvangers

Sommige ontvangers zijn geen verwerker maar zelf verantwoordelijk voor wat zij met uw gegevens doen:

• De gemeente of belastingsamenwerking die uw WOZ-beschikking afgaf. Om bezwaar te maken sturen wij daar het bezwaarschrift naartoe, met uw naam, adres, de beschikkinggegevens, de onderbouwing en de ondertekende machtiging. Dit is de kern van de dienst waarvoor u ons machtigt.
• Mollie, onze betaaldienstverlener, voor de controlebetaling en de SEPA-incasso (naam, e-mailadres, IBAN en betaalgegevens). Mollie is een vergunninghoudende betaalinstelling en heeft eigen wettelijke plichten (zoals antiwitwasregels); voor het uitvoeren van betalingen is zij daarom zelf verantwoordelijk, volgens haar eigen privacyverklaring. Mollie is in Nederland gevestigd.
• Google, voor het tonen van advertenties en het meten van conversies (zie sectie 10). Google verwerkt die advertentiegegevens deels als zelfstandig verantwoordelijke, volgens haar eigen privacybeleid. Dit gebeurt uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.
• Bevoegde autoriteiten, alleen als de wet ons daartoe verplicht.

7d. Doorgifte buiten de EU

OpenAI, Resend, Vercel en Google zijn (deels) Amerikaanse bedrijven. Voor gegevens die naar de Verenigde Staten gaan, steunen wij op het EU-VS Data Privacy Framework (een besluit van de Europese Commissie dat gecertificeerde Amerikaanse bedrijven een passend beschermingsniveau toekent) en waar nodig aanvullend op de standaardcontractbepalingen (SCC’s): door de EU opgestelde contractafspraken die een vergelijkbaar beschermingsniveau afdwingen. Daarbovenop geldt: naar OpenAI gaat uw identiteit alleen gepseudonimiseerd, en advertentiegegevens gaan pas naar Google nadat u daar toestemming voor heeft gegeven. Supabase is eveneens een Amerikaans bedrijf, maar uw dossiergegevens staan opgeslagen in Frankfurt; alleen voor eventuele incidentele supporttoegang gelden dezelfde waarborgen.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. De termijnen verschillen per soort gegeven:

Na afloop van een termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor al het verkeer, en versleutelde opslag (“encryption at rest”) in de database.
• Privé-documentopslag. Uw documenten staan nooit op een openbare link. Toegang verloopt via tijdelijke, ondertekende downloadlinks die automatisch vervallen.
• Afgeschermde database. De database weigert standaard elke rechtstreekse toegang; alleen onze eigen servertoepassing kan erbij, en het beheergedeelte zit achter een aparte login.
• Dataminimalisatie richting AI. Zoals beschreven in sectie 5 gaat uw identiteit gepseudonimiseerd naar het taalmodel.
• Onwijzigbaar bewijsspoor. Het bewijsspoor van de machtiging is “append-only”: er kan alleen aan worden toegevoegd, nooit iets in worden gewijzigd of gewist.
• Misbruikbeperking, zoals limieten op het aantal aanvragen en verificatiepogingen.

Mocht er ondanks deze maatregelen toch een datalek ontstaan met risico voor u, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en — als het risico groot is — ook rechtstreeks aan u, zoals de wet voorschrijft.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken drie categorieën:

• Noodzakelijke (functionele) cookies. Nodig om de website te laten werken, bijvoorbeeld om ingelogd te blijven in het beheergedeelte en om uw cookiekeuze te onthouden. Hiervoor is wettelijk geen toestemming vereist.
• Bezoekstatistieken zonder cookies (Vercel). Wij meten hoe de website wordt gebruikt — welke pagina’s, hoeveel bezoekers — zónder iets op uw apparaat op te slaan. Uw IP-adres wordt daarbij alleen kortstondig en onomkeerbaar versleuteld gebruikt om unieke bezoekers binnen één dag te tellen; er ontstaat geen profiel en u wordt niet over dagen of websites heen gevolgd.
• Marketing-/advertentiecookies (Google Ads). Hiermee meten wij welke advertentie tot een aanvraag heeft geleid en kunnen wij advertenties tonen. Deze cookies plaatsen wij uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookiemelding.

Bij uw eerste bezoek vragen wij via een cookiemelding om uw keuze. Weigert u marketingcookies, dan werkt de dienst volledig — er zit geen enkele functie achter die cookies. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via [link naar cookievoorkeuren].

11. Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke gegevens wij van u hebben, met een kopie.
• Rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering — uw gegevens laten wissen. Let op: sommige gegevens moeten wij wettelijk bewaren (zoals facturen, 7 jaar) of mogen wij bewaren zolang ze nodig zijn als bewijs (zoals de machtiging bij een lopend bezwaar). Wat niet onder die uitzonderingen valt, verwijderen wij op uw verzoek.
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten “bevriezen”, bijvoorbeeld zolang een correctieverzoek loopt.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang, zoals de bezoekstatistieken.
• Dataportabiliteit — de gegevens die u ons gaf in een gangbaar, machineleesbaar formaat meekrijgen.
• Toestemming intrekken — bijvoorbeeld voor marketingcookies; intrekken is net zo makkelijk als geven en heeft geen gevolgen voor de dienstverlening.

Zo oefent u een recht uit. Stuur een e-mail naar privacy@primuswoz.nl met wat u wilt. Wij reageren binnen één maand; bij een uitzonderlijk complex verzoek mag dat wettelijk maximaal twee maanden langer duren, en dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos. Om te voorkomen dat iemand anders uw gegevens opvraagt, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen — wij vragen daarbij nooit meer gegevens dan daarvoor nodig is.

Klacht indienen. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Minderjarigen

Onze dienst richt zich op woningeigenaren en is niet bedoeld voor personen onder de 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Denkt u dat wij toch gegevens van een minderjarige verwerken, neem dan contact op via privacy@primuswoz.nl; wij verwijderen die gegevens dan.

13. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij wijzigingen die wezenlijk zijn voor lopende dossiers informeren wij u actief, bijvoorbeeld per e-mail.